FM Financieel — Onboarding & E-mailflow

Mail naar klant Mail naar jou (kantoor) Mail naar lead Pijplijn-status

0 · Lead-fase

Aparte tabel met eigen status — nog géén klant

1 nieuw

Aanmelding via website

Bezoeker meldt zich aan. createLead

Geen mail

2 tijd_voorgesteld

Jij stelt een moment voor

Owner "stel moment voor". proposeTime

📧 Voorstel voor je kennismakingLead bevestigt via /afspraak/[token]Lead

3 goedgekeurd

Kennismaking bevestigd

Owner keurt goed, of lead bevestigt. approveLead / confirmProposedTime

📧 Je kennismaking is bevestigdMet agenda-afspraakLead

📧 Lead bevestigde tijdAlleen als Google Meet ontbreektJij

4 omgezet

Omzetten naar klant

Owner "omzetten naar klant". convertLead → createClient

Geen mail — klant start op pijplijn "lead"

Zijpad: afgewezen (rejectLead) is een eindstatus. Een lead kan ook zonder gekoppelde Google Meet bevestigen — dan blijft 'ie op tijd_voorgesteld tot jij handmatig afrondt.

1 · Klant-pijplijn

clients.pipeline_status — de kern van de onboarding

1 lead

Intake nog niet verstuurd

Klant aangemaakt (nieuw of uit lead). Jij vult eventueel vooraf in.

📧 Intake-uitnodigingTrigger: jij klikt "Intake versturen"Klant

2 intake_verstuurd

Intake verstuurd

Klant vult gegevens + documenten in en dient in. Machinecontrole checkt compleetheid.

📧 Intake compleetNaar jou, zodra de klant indientJij

3 gegevens_compleet

Gegevens compleet

Wacht op controle. Zodra jij de review-pagina opent → automatisch naar "In controle".

Geen mail

4 in_controle

In controle

Jij controleert. "Goedkeuren & contract opstellen" genereert het contract.

📧 Contract ter ondertekeningMet tekenlink /sign/[token]Klant

5 contract_verstuurd

Contract verstuurd

Klant tekent online op /sign/[token].

Wacht op handtekening klant

6 getekend → actief

Getekend & actief

Handtekening binnen → direct actief in dezelfde stap.

📧 Welkom (+ getekend contract-PDF)Naar klantKlant

📧 GetekendNaar jouJij

Let op: gegevens_compleet → in_controle gebeurt automatisch zodra je de review-pagina opent (niet via een knop). Vult het kantoor de intake zelf in, dan gaat 'ie vanuit "lead" of "intake_verstuurd" rechtstreeks naar "gegevens_compleet" (zonder klant-mail).

2 · Actieve klant

Doorlopende acties & e-mails na ondertekening

🗂️ Jortt-omgeving

Owner rondt Jortt-onboarding af.

📧 Je Jortt-omgeving staat klaarModel: wij maken 'mKlant

📧 Maak je Jortt-account aanModel: klant-loginKlant

📥 Aanleveren

On-demand opvragen bij de klant.

📧 Administratie opvragenrequestAdministratieKlant

📧 Login veilig delencredential-request (Toegang-tab)Klant

💶 Facturatie

Handmatig of via de cron (zie sectie 4).

📧 Factuur (+ PDF)sendInvoiceKlant

📧 BetaalbevestigingBij betaling / Stripe-webhookKlant

📣 Contact & hosting

Overige klant-mails.

📧 MaandupdateHandmatig, per maandKlant

📧 Hosting gestartBij hosting-abonnementKlant

📧 BroadcastVrije mail, eigen onderwerpKlant

3 · Vertakkingen & uitzonderingen

Wat er buiten de rechte lijn kan gebeuren

↩️ Terugsturen in_controle → intake_verstuurd

Nog een aanvulling nodig. Nieuw intake-token.

📧 Intake teruggestuurdreturnWithNoteKlant

⏸️ Pauzeren actief → gepauzeerd

Geen maandfactuur meer, reminders geannuleerd.

Geen mail

▶️ Hervatten gepauzeerd → actief

Facturatie hervat.

Geen mail

⛔ Opzeggen → opgezegd

Archiveert, kluis ingetrokken, reminders gestopt.

Geen mail

⚠️ Machinecontrole faalt

Status blijft intake_verstuurd; klant ziet fouten inline.

Geen mail

📭 Bounce stopt alles

Harde bounce zet een vlag; reminders én campagnes slaan die klant over.

automatisch

4 · Automatisch (cron)

Elke dag om 06:00 UTC — 4 taken

⏰ Herinneringen-ladder auto

Reminders worden aangemaakt bij het versturen van een factuur.

📧 Herinnering +3 dagenVriendelijkKlant

📧 Herinnering +7 dagenKlant

📧 Aanmaning +14 dagenKlant

📧 Escalatie +21 dagenNaar jouJij

🔁 Terugkerende facturatie auto

Maand/kwartaal/jaar. Alleen actieve, niet-hosting klanten. Idempotent per periode.

📧 Factuur (+ PDF)Klant

📧 Factuur niet verstuurdAlleen bij foutJij

📅 Seizoenscampagnes auto

Datumpoort: btw (1 jan/apr/jul/okt), jaarstukken (1 mrt), IB (1 apr). Gefilterd op klanttype.

📧 Campagne btwKlant

📧 Campagne jaarstukkenKlant

📧 Campagne inkomstenbelastingKlant

🌐 Hosting-facturatie auto

Hosting-abonnementen op hun ankerdag deze maand.

📧 Hosting-factuur (+ PDF)Klant

📧 Factuur niet verstuurdAlleen bij foutJij

5 · Alle e-mails (index)

26 mails — de blauwe/oranje/groene tag = ontvanger. Bewerkbare templates staan in Instellingen → Templates.

#E-mailTrigger / momentNaar

1Intake-uitnodigingJij klikt "Intake versturen"Klant

2Intake teruggestuurdTerugsturen met opmerkingKlant

3Contract ter ondertekeningGoedkeuren & contract opstellen (+ herverzenden)Klant

4Welkom (+ contract-PDF)Klant tekentKlant

5Jortt-omgeving klaarOwner rondt Jortt af (wij maken)Klant

6Jortt: maak zelf accountModel klant-loginKlant

7Login veilig delenCredential-request (Toegang)Klant

8Administratie opvragenOn-demandKlant

9Factuur (+ PDF)Handmatig of cronKlant

10Herinnering +3Cron, te laat +3dKlant

11Herinnering +7Cron, te laat +7dKlant

12Aanmaning +14Cron, te laat +14dKlant

13Campagne btwCron, per kwartaalKlant

14Campagne jaarstukkenCron, 1 mrt (BV/rechtspersoon)Klant

15Campagne inkomstenbelastingCron, 1 apr (zzp/particulier)Klant

16Kennismaking bevestigdLead goedgekeurd/bevestigdLead

17Voorstel voor kennismakingJij stelt tijd voorLead

18Hosting gestartBij hosting-abonnementKlant

19BetaalbevestigingBetaling / Stripe-webhook / tegoedKlant

20MaandupdateHandmatig, per maandKlant

21BroadcastVrije mail, eigen onderwerpKlant

22Intake compleetKlant dient intake inJij

23GetekendKlant tekentJij

24Escalatie onbetaalde factuurCron, +21dJij

25Automatische factuur niet verstuurdCron, bij verzendfoutJij

26Lead bevestigde tijdLead bevestigt, Meet ontbreektJij